Operação: tempo, prazos e ajustes

Na Operação a equipe registra quanto tempo gastou em cada demanda, recebe avisos antes que o prazo estoure e configura como o trabalho anda: workspaces, fluxos, tipos, campos e a capacidade de cada pessoa. O básico de demandas está em Operação: demandas, quadro e Caixa de entrada.

Timer

Na barra superior fica o Timer. Clique nele, busque a demanda pelo número (ex.: OP-123) ou pelo título e o relógio começa a contar. Enquanto roda, ele mostra o tempo e a demanda — clique nela para abrir a ficha — e o botão Parar timer. Também dá para usar Iniciar timer direto na ficha da demanda, na seção Tempo.

Cada pessoa tem um timer por vez: iniciar em outra demanda para o anterior e lança o tempo dele. O aviso que aparece traz Desfazer, que volta tudo como estava.

Tempo na ficha da demanda

A seção Tempo da ficha compara o Realizado com a Estimativa da demanda e lista os lançamentos. Use Lançamento manual para registrar um tempo que não foi cronometrado: data, duração (até 24 h por lançamento), uma nota sobre o que foi feito e se é Faturável.

• Demanda com cliente nasce faturável; demanda interna, não faturável. Dá para trocar em cada lançamento.
• Cada pessoa edita e apaga só os próprios lançamentos, pelo menu do lançamento.
• O total da demanda soma o tempo de todos.

Tela Tempo

Em Tempo, na sidebar, você vê o que foi lançado na Semana ou no Mês, com o total de cada dia. Navegue entre os períodos com as setas, filtre por Pessoa, Cliente e Faturável e use Agrupar para organizar por Pessoa, Cliente ou Demanda. Os timers que ainda estão contando aparecem em Rodando agora e só entram no total depois de parados.

O botão Lançar tempo registra horas sem abrir a ficha: escolha a demanda ou marque Tempo interno, sem demanda (reuniões, estudo, rotina da agência).

O tempo das outras pessoas só aparece para o Dono e o Head; os demais veem apenas o próprio. O Visualizador e quem é Leitor no workspace não lançam tempo.

Lembretes

Na ficha da demanda, em Lembretes, clique em + Lembrete e escolha No prazo, 1 hora antes, 1 dia antes, 2 dias antes ou Data e hora específica…. O lembrete chega no sino e na Caixa de entrada. Só você vê e recebe os seus lembretes. Os lembretes de "dias antes" chegam às 9h daquele dia; numa demanda de dia inteiro, o prazo conta a partir das 9h do dia.

Alertas de prazo e de demanda parada

A Operação avisa sozinha, no sino e na Caixa de entrada, sem mudar nada na demanda:

• Prazo chegando: a demanda vence em menos de 24 h. Vai para os endereçados, enquanto ela estiver na Fila, em produção ou aprovada.
• Prazo vencido: o prazo passou e a demanda segue aberta. Vai para o responsável.
• Demanda parada: ficou numa etapa mais dias úteis do que o Prazo por etapa do workspace. Quem recebe depende da etapa — Fila e produção avisam os endereçados; Revisão interna e Com o cliente, o responsável; Aprovada, os dois. Se ela continuar parada, o aviso se repete a cada novo período.

Nas demandas de dia inteiro, o "vence amanhã" chega às 9h da véspera e o "vencido", às 9h do dia seguinte. Cada fato gera um aviso só; se o prazo for adiado, conta como fato novo.

Ajustes da Operação

Em Ajustes da Operação ficam as abas Workspaces, Equipe, Fluxos e estados, Tipos de demanda e Campos personalizados.

• Workspaces: Novo workspace com nome, cor, fluxo padrão e visibilidade — Público (toda a equipe vê) ou Privado (só os membros). Em Acesso e listas, adicione pessoas ou ligue uma equipe inteira, escolhendo o papel (Admin, Membro ou Leitor), e crie as Listas, cada uma com cliente e fluxo próprios, se quiser. Arquivar um workspace ou uma lista guarda as demandas e pode ser desfeito.
• Prazo por etapa: no diálogo do workspace, defina quantos dias úteis a demanda pode ficar em cada etapa antes do aviso de demanda parada (de 1 a 60; vazio = sem aviso). O padrão é Fila 2, Revisão interna 1, Com o cliente 3 e Aprovada 1 dia útil; em produção, o prazo da própria demanda já cobre. Voltar ao padrão restaura esses números.
• Equipe: horas por dia e dias de trabalho de cada pessoa — a régua da tela Por pessoa. Quem não tem capacidade própria segue o Padrão da agência (8 h, de segunda a sexta). Só o Dono e o Head ajustam.
• Fluxos e estados: Novo fluxo já nasce com os 7 grupos e um estado em cada. Crie, renomeie, mude a cor e arraste estados dentro do grupo; use Tornar padrão para definir o estado em que a demanda nasce. Estado com demandas é arquivado em vez de apagado.
• Tipos de demanda: classificam o que a equipe produz (criativo, página, relatório…) e valem para todos os workspaces. Ligue Entra na Fila de criativos para o tipo aparecer na Fila de criativos e contar na cota do contrato.
• Campos personalizados: informações extras nas demandas — texto, número, moeda, data, seleção, seleção múltipla, caixa de marcação, link, pessoa ou cliente. Global vale em todos os workspaces; os de workspace, só nele. Marque Obrigatório se o campo não puder ficar vazio.

Criar workspaces e configurar tipos é do Dono e do Head. Membros, listas, fluxos e campos de um workspace também podem ser ajustados pelo Admin daquele workspace.

Problemas comuns

• Não vejo o Timer na barra: seu papel não lança tempo, ou o módulo Operação não está no plano.
• A tela Tempo só mostra o meu tempo: ver o tempo dos outros é do Dono e do Head.
• Não recebi aviso de demanda parada: a etapa está sem prazo no workspace, ou o aviso já saiu uma vez para esse período.
• Não consigo apagar um estado: o estado padrão e o único de um grupo não podem ser apagados.